Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: 13.10.2026

Fitvalmennukselle henkilötietojesi suojaaminen on tärkeää. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoituksiin niitä käytämme ja miten huolehdimme tietosuojastasi käyttäessäsi verkkosivustoamme tai Fitvalmennuksen hyvinvointiohjelmaa.

Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Fitvalmennus

Y-tunnus: 3361714-6

Sähköposti: info@fitvalmennus.fi

Puhelin: +358 443 311 687

Tietosuojaa tai henkilötietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@fitvalmennus.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat siitä, miten käytät palveluitamme.

Verkkosivuston käyttäjät ja yhteydenottajat

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot

• yritys ja työtehtävä

• yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen ja muun viestinnän sisältö

• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot

• evästeiden ja analytiikkatyökalujen avulla kerättävät tiedot käyttäjän tekemien evästevalintojen mukaisesti.

Hyvinvointiohjelman käyttäjät

Yrityksen henkilöstölle tarjottavan hyvinvointiohjelman yhteydessä voimme käsitellä esimerkiksi:

• nimeä ja sähköpostiosoitetta

• käyttäjätiliin liittyviä tietoja sekä ilmoittautumisen ajankohtaa

• organisaatioon tai ohjelmaryhmään liittyviä tietoja

• hyvinvointiohjelman valintaan liittyvän aloituskyselyn vastauksia, kuten valittua harjoittelurytmiä (2 tai 3 harjoitusta viikossa)

• harjoittelukokemukseen, tavoitteisiin ja harjoittelutaustaan liittyviä tietoja

• käyttäjälle valittuun harjoitusohjelmaan liittyviä tietoja

• harjoittelun toteutumiseen ja palvelun käyttöön liittyviä tietoja

• käyttäjän valmentajalle itse antamia tietoja

• käyttäjän ja valmentajan välistä palveluun liittyvää viestintää.

Pyrimme keräämään vain palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Ilmoittautumislomakkeella ei kysytä terveydentilaa, sairauksia tai diagnooseja. Osallistujalle annetaan ohje harjoittelun soveltuvuuden varmistamisesta tarvittaessa terveydenhuollon ammattilaiselta ennen harjoittelun aloittamista.

3. Anonyymi henkilöstökysely

Fitvalmennuksen yritysasiakkaan henkilöstölle voidaan toteuttaa ennen hyvinvointiohjelman aloittamista anonyymi tarvekartoituskysely.

Kyselyn tarkoituksena on muodostaa kokonaiskuva henkilöstön liikuntatottumuksista, toiveista, lähtötasoista ja hyvinvointiohjelmaan liittyvistä tarpeista sekä auttaa suunnittelemaan organisaatiolle mahdollisimman sopiva hyvinvointiohjelma.

Anonyymin kyselyn vastauksia ei ole tarkoitus yhdistää yksittäiseen työntekijään, eikä yksittäisiä vastauksia luovuteta työnantajalle henkilötasolla.

4. Mihin henkilötietoja käytetään?

Voimme käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• ilmoittautumisten käsittely, osallistujarekisterin ylläpitäminen ja hyvinvointiohjelman tarjoaminen

• käyttäjätilin luominen ja hallinta

• käyttäjän ohjaaminen hänen lähtötasoonsa ja tavoitteisiinsa sopivaan hyvinvointiohjelmaan

• hyvinvointiohjelman toteuttaminen ja harjoittelun seuranta

• valmentajan henkilökohtaisen tuen tarjoaminen

• palveluun liittyvä viestintä, aktivointi ja muistutukset

• asiakaspalvelu

• palvelun laadun ja ohjelmasisältöjen kehittäminen

• yritysasiakkaille tarjottavan koontitason raportoinnin muodostaminen

• yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen

• verkkosivuston toiminnan ja käytön analysointi

• palvelun turvallisuuden varmistaminen

• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin ja perusteltuihin käyttötarkoituksiin. Ilmoittautumistietoja käytetään hyvinvointiohjelman käyttöönottoon, sopivan ohjelman valintaan ja hyvinvointiohjelmaan liittyvään viestintään.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Ilmoittautuminen ja työnantajan kustantama hyvinvointiohjelma

Fitvalmennus tarjoaa hyvinvointiohjelman suoraan työntekijöiden käyttöön työnantajan kustantamana. Työnantaja tilaa ja maksaa ohjelman, ja Fitvalmennus vastaa ohjelman tarjoamisesta osallistujille.

Käsittelemme työnantajan kustantamaan hyvinvointiohjelmaan itse ilmoittautuvan osallistujan tavallisia henkilötietoja Fitvalmennuksen oikeutetun edun perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettu etumme on järjestää yritysasiakkaan tilaama hyvinvointiohjelma siihen vapaaehtoisesti osallistuville työntekijöille.

Tämä peruste koskee ohjelman toteuttamiseksi tarpeellista ilmoittautumisen käsittelyä, osallistujarekisterin ylläpitoa, käyttäjätilin käyttöönottoa, harjoitusohjelman valintaa, osallistujan pyytämää harjoittelun seurantaa ja tukea sekä ohjelmaan liittyvää palveluviestintää. Käsittelemme vain näihin tarkoituksiin tarpeellisia tietoja.

Osallistuminen ja osallistumisen lopettaminen ovat vapaaehtoisia eivätkä vaikuta työsuhteeseen tai muihin henkilöstöetuihin. Työnantajalle annetaan vain kohdassa 6 kuvattuja koontitietoja. Osallistujatietojen käsittelyä ei perusteta siihen, että osallistuja olisi työnantajan ja Fitvalmennuksen välisen sopimuksen osapuoli.

Olemme arvioineet käsittelyn tarpeellisuutta ja vaikutuksia osallistujien oikeuksiin. Suojatoimina ovat tietojen minimointi, rajatut käyttöoikeudet, rajattu säilytysaika ja yksilötason tietojen pitäminen erillään työnantajan raportoinnista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tarkemmat tiedot ovat kohdassa 12.

Ilmoittautumispainikkeen painaminen vahvistaa osallistumisen. Se ei ole suostumus henkilötietojen käsittelyyn, suoramarkkinointiin tai vapaaehtoisiin evästeisiin, eikä tietosuojaselostetta tarvitse erikseen hyväksyä.

Muut käsittelytarkoitukset

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely, tarjouspyyntöihin vastaaminen ja yritysasiakassuhteen hallinta perustuvat oikeutettuun etuumme hoitaa yritysasiakkuuksia. Palvelun tekniseen turvallisuuteen ja väärinkäytösten ehkäisyyn tarpeellinen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme suojata palvelua ja sen käyttäjiä. Palvelun ja raportoinnin kehittämisessä käytämme ensisijaisesti anonyymejä koontitietoja.

Jos henkilö tekee erillisen sopimuksen suoraan Fitvalmennuksen kanssa tai pyytää sitä edeltäviä toimenpiteitä, kyseisen sopimuksen toteuttamiseksi välttämätön käsittely perustuu GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohtaan. Tätä perustetta ei sovelleta osallistujaan pelkästään työnantajan tekemän yrityssopimuksen vuoksi.

Lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitovelvoitteiden, edellyttämä käsittely perustuu GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan. Suostumusta edellyttävä käsittely, kuten vapaaehtoisiin analytiikkaevästeisiin liittyvä henkilötietojen käsittely, perustuu erikseen pyydettyyn suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Suostumuksen voi peruuttaa yhtä helposti kuin sen voi antaa.

Erityiset henkilötietoryhmät

Ilmoittautumislomakkeella ei kerätä terveystietoja. Oikeutettu etu ei yksin oikeuta terveystietojen tai muiden erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyä. Jos ohjelman muussa vaiheessa käsitellään tällaisia tietoja, ennen käsittelyä varmistetaan myös GDPR 9 artiklan mukainen edellytys ja annetaan erillinen informointi; tarvittaessa pyydetään nimenomainen suostumus erillään ilmoittautumisesta.

6. Mitä tietoja työnantaja saa?

Työnantajalle toimitetaan hyvinvointiohjelman osallistumisesta, käytöstä, aktiivisuudesta ja palautteesta vain koontitietoja. Raportoinnin tarkoituksena on auttaa työnantajaa arvioimaan hyvinvointiohjelman tavoittavuutta ja hyödyllisyyttä.

Työnantajalle ei luovuteta nimellistä osallistujalistaa, yksittäisen osallistujan lomakevastauksia, henkilökohtaista harjoitusohjelmaa, harjoitteluhistoriaa, terveydentilaan liittyviä tietoja tai valmentajan kanssa käytyjä keskusteluja.

Raporttien ryhmiä ja tietosisältöjä rajataan tai yhdistellään siten, ettei yksittäistä osallistujaa voida tunnistaa. Jos tietoja ei voida esittää tällä tavalla, niitä ei sisällytetä työnantajan raporttiin.

Google Sheetsissä ylläpidettävää osallistujarekisteriä ei jaeta työnantajalle.

7. Ohjelman alusta ja muut palveluntarjoajat

Fitvalmennus käyttää palvelun toteuttamisessa ulkopuolisia palveluntarjoajia.

Ilmoittautumislomakkeella annetut tiedot tallennetaan yksityiseen Google Sheets tiedostoon Fitvalmennuksen osallistujarekisteriksi. Rekisteriä käytetään ilmoittautumisten, käyttöönoton ja hyvinvointiohjelmaan osallistumisen hallintaan.

Hyvinvointiohjelman käyttöönottoa varten Trainerizeen siirretään käyttäjätilin luomisen ja harjoitusohjelman määrittämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, ohjelmaryhmä ja ohjelmavalinta.

Hyvinvointiohjelman teknisenä alustana voidaan käyttää Trainerize-palvelua. Ohjelma-alustan kautta voidaan käsitellä esimerkiksi käyttäjätiliin, harjoitusohjelmaan, harjoitteluun ja valmentajan kanssa käytävään viestintään liittyviä tietoja.

ABC Fitness Solutionsin oman tietosuojakäytännön mukaan palveluntarjoajan asiakkaiden tietoja käsitellessään ABC toimii asiakkaansa puolesta henkilötietojen käsittelijänä tai palveluntarjoajana eikä itsenäisesti määritä ohjelman osallistujien tietojen käsittelyn tarkoituksia. Alustalla käsiteltävien tietojen laajuus riippuu käytössä olevista ominaisuuksista ja käyttäjän antamista käyttöoikeuksista.

Fitvalmennus voi käyttää myös muita palveluntarjoajia esimerkiksi:

• verkkosivuston ylläpitoon ja hostingiin

• sähköpostiviestintään

• analytiikkaan

• asiakkuudenhallintaan

• raportointiin

• muihin palvelun toteuttamisen edellyttämiin teknisiin toimintoihin.

Palveluntarjoajille annetaan pääsy henkilötietoihin vain siinä laajuudessa kuin se on kyseisen palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.

8. Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirroissa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä siirtoperusteita ja suojatoimia.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Google Sheetsin osallistujarekisterissä olevat ilmoittautumis- ja osallistujatiedot säilytetään osallistujan ohjelmajakson ajan ja poistetaan 30 päivän kuluessa ohjelmajakson päättymisestä.

Tämä säilytysaika koskee Google Sheetsin osallistujarekisteriä. Muissa järjestelmissä, kuten Trainerizessa, käsiteltäviä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Säilytysaikaan voivat vaikuttaa esimerkiksi:

• hyvinvointiohjelman käytön kesto

• yritysasiakkuuden kesto

• käyttäjän asiakassuhteen päättyminen

• tietojen käyttötarkoitus

• lakisääteiset säilytysvelvollisuudet.

Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole perusteltua ja lainmukaista tarvetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Pääsy henkilötietoihin rajataan niille Fitvalmennuksen työntekijöille, valmentajille ja palveluntarjoajille, joille tietojen käsittely on heidän tehtäviensä suorittamiseksi tarpeellista. Google Sheetsin osallistujarekisterin käyttöoikeudet rajataan nimetyille käsittelijöille. Rekisteriä ei julkaista verkossa eikä jaeta avoimella linkillä.

Pyrimme noudattamaan tietojen minimoinnin periaatetta ja käsittelemään vain palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

11. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston välttämättömien toimintojen toteuttamiseen sekä käyttäjän tekemien valintojen mukaisesti esimerkiksi sivuston käytön analysointiin ja käyttökokemuksen kehittämiseen.

Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen silloin, kun suostumus on lain mukaan tarpeen.

Voit hallita evästevalintojasi verkkosivustomme evästeasetuksista.

12. Oikeutesi

Oikeus vastustaa käsittelyä ja lopettaa osallistuminen

Voit milloin tahansa vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@fitvalmennus.fi. Lopetamme tällaisen käsittelyn, ellemme osoita sille huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai käsittely ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Voit myös ilmoittaa haluavasi lopettaa hyvinvointiohjelmaan osallistumisen. Osallistumisen lopettaminen ei vaikuta työsuhteeseen tai muihin henkilöstöetuihin. Jos ohjelman toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja ei voida enää käsitellä, emme voi jatkaa henkilökohtaisen ohjelmapalvelun tarjoamista. Tietojen poistaminen ja mahdolliset säilytysvelvollisuudet arvioidaan kohdan 9 mukaisesti.

Muut oikeutesi

Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus esimerkiksi:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä

• pyytää pääsyä sinua koskeviin henkilötietoihin

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista

• pyytää henkilötietojesi poistamista soveltuvissa tilanteissa

• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista

• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä soveltuvissa tilanteissa

• pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät

• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@fitvalmennus.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojensa keräämisestä ja käsittelystä. Oikeuksien tarkka soveltuminen riippuu muun muassa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta.

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta palveluidemme, käyttämiemme järjestelmien tai henkilötietojen käsittelytapojen muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivustollamme.